Video: Wie kann ich E-Mails in PDF konvertieren?

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In dieser Video-Anleitung sehen Sie, wie man mit webPDF E-Mails im Outlook- (MSG) oder MIME-Format (EML) in PDF konvertieren kann. Dabei bleiben Textformatierungen und Grafikelemente erhalten. Sie können E-Mails so umwandeln, dass die Nachricht genauso angezeigt wird wie im E-Mail-Client.

Im Video sehen Sie, wie ein E-Mail-Dokument mit Anhang konvertiert wird. Nach dem Upload der E-Mail und dem Klick auf „Dokument konvertieren“ wählen wir das gewünschte Format (hier: PDF/A-3b). Zusätzlich aktivieren wir die Einstellung „Konvertierung in PDF samt Anhängen“ und erhalten schließlich das umgewandelte Dokument.

Hintergrund: Warum E-Mails in PDF umwandeln?​

Es ist sinnvoll, E-Mails in das PDF-Format zu überführen, wenn man eine sachgemäße E-Mail-Archivierung durchführen möchte. PDF eignet sich dafür besonders gut, da die Dokumente danach nicht mehr veränderbar sind und systemunabhängig angezeigt werden können.

Eine Archivierung von E-Mails ist in Unternehmen notwendig, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen. Zusätzlich ist es für spätere Rückfragen hilfreich, E-Mails und zugehörige Dokumente aufzubewahren und schnell wiederzufinden. Für jedes Unternehmen besteht daher die Notwendigkeit, E-Mail-Kommunikation strukturiert zu organisieren und zu archivieren.

Die E-Mail-Archivierung sollte idealerweise automatisiert erfolgen, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Gleichzeitig sollten die Speicherkosten niedrig bleiben. Fazit: Eine revisionssichere Archivierung im Dateiformat PDF/A ist eine sehr gute Möglichkeit, E-Mails und Anhänge in ein Langzeitarchiv zu überführen.

Professionelles E-Mail-Management mit Langzeitarchivierung​

Bei der Umwandlung von E-Mails sollten PDF/A-konforme Formate verwendet werden, damit E-Mails sicher archiviert werden können. Wenn Sie Ihren elektronischen Postverkehr (interne und externe E-Mails) in einer Gesamtlösung verarbeiten möchten, sprechen diese Vorteile für webPDF:

  • webPDF speichert Mails sowie E-Mails mit Anhängen automatisiert als PDF
  • Die E-Mail-Konvertierung ist in nahezu allen gängigen Formaten möglich
  • Zentrale, serverseitige Steuerung von Konvertierungs- und Formatierungsprozessen
  • Formatierungen und eingebettete Grafiken werden zuverlässig in PDF übernommen
  • Bestehende Archivsysteme können durch direkte PDF/A-Konvertierung unmittelbar angebunden werden
  • Unabhängig davon, ob E-Mails HTML-, RTF- oder unformatiert („plain“) sind, kann webPDF alle Varianten verarbeiten