Vorteile einer PDF-Lösung für Unternehmen

Wir sollte die ideale PDF-Anwendung als Business Lösung aussehen und wofür ist sie gut?

Die meisten Unternehmen setzen für die Nutzung und Speicherung von Daten auf das bewährte PDF Format. Neben der Möglichkeit digitale Signaturen sowie PDF/A als ISO-Standard nutzen zu können, überzeugt dieses vor allen Dingen auch durch die Zuverlässigkeit und plattformübergreifende Nutzung des Formats.

Dem digitalen Wandel gewachsen

Für Unternehmen ist es essenziell den Anforderungen des digitalen Wandels in der Arbeitswelt gewachsen zu sein. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass ein sicherer Datenaustausch auch bei großen Datenmengen immer einwandfrei möglich ist. Somit kann man Unternehmen auch die Nutzung eines einheitlichen Formats empfehlen, denn so kann man effizient arbeiten und der digitale Datenaustausch funktioniert optimal. Hier bietet sich eine professionelle PDF-Lösung für Unternehmen an.

Was sollte eine solche Lösung mitbringen?

Eine optimale Business PDF-Anwendung sollte neben Sicherheits-Features auch die ISO-Compliance und die Möglichkeit der nahtlosen Integration in Office-Programme mitbringen. Neben diesem Aspekt spielt auch die Sicherheit eine nicht unwesentliche Rolle. In fast jedem Unternehmen werden PDF-Dokumente eingesetzt. Egal ob es sich um Scans, Formulare oder Verträge handelt, viele dieser Dokumente müssen besonders sensibel behandelt werden. Sensible Daten als PDF-Datei sollten nicht in die falschen Hände geraten. Die Möglichkeit von Kennwörtern, Schwärzen vertraulicher Inhalte sowie Schutz vor Schadsoftware und Datendiebstahl sind also ein Muss für jede gute PDF-Lösung.

Ein weiteres wichtiges Stichwort lautet ISO-Compliance: Wie schaffe es Unternehmen die wichtige Einhaltung der Normen wie PDF/A oder PDF/X umzusetzen?

Der Inhalt eines jeden PDF-Dokuments muss exakt und zuverlässig dargestellt werden, unabhängig von Plattformen und Endgeräten. Es muss sichergestellt sein, dass die PDF-Dateien den ISO-Standards entsprechen, da sonst Informationen verloren gehen können oder Kosten/Strafen entstehen können.

Zusätzlich zur Sicherheit und Compliance ist es außerdem wichtig, dass Mitarbeiter jederzeit mobil arbeiten können. Auch hier ist die exakte Darstellung des Inhalts extrem wichtig.

Eine gute PDF-Lösung sollte sich außerdem nahtlos mit allen gebräuchlichen Softwarelösungen verknüpfen lassen.

Was eine gute PDF-Lösung mitbringt im Überblick:

• Ihre Mitarbeiter können von jedem Arbeitsplatz aus Dokumenten erstellen und bearbeiten
• Die Verwendung eines Standards ermöglicht den schnellen und sicheren Dokumentenaustausch: Verbessern Sie ihren Dokumenten-Workflow..
• Sicherer kontroll- und genehmigungspflichtigen Dokumentenverkehr
• Einfache Lizenz- und Kostenstruktur
• Bei zentraler Implementierung eines Servers entfallen kosten- und arbeitsaufwendige Prozesse der Installation und Administration auf den Client-Arbeitsplätzen
• Eine PDF-Lösung fürs Unternehmen sollte immer besonders flexibel sein, um sich präzise auf die jeweiligen Ansprüche und Systeme individuell einstellen zu können