Vorteile einer PDF-Lösung für Unternehmen

PDF Format Weiterentwicklung

Wie sollte die ideale PDF-Anwendung als Business-Lösung aussehen und wofür ist sie gut?​

Die meisten Unternehmen setzen für Nutzung und Speicherung von Dokumenten auf das bewährte PDF-Format. Neben der Möglichkeit, digitale Signaturen und PDF/A als ISO-Standard zu nutzen, überzeugt es vor allem durch Zuverlässigkeit und plattformübergreifende Verfügbarkeit.

Dem digitalen Wandel gewachsen​

Für Unternehmen ist es essenziell, den Anforderungen des digitalen Wandels in der Arbeitswelt gerecht zu werden. Dabei muss ein sicherer Datenaustausch auch bei großen Datenmengen jederzeit zuverlässig funktionieren.

Die Nutzung eines einheitlichen Formats unterstützt genau das: Prozesse werden effizienter und der digitale Austausch wird robuster. Eine professionelle PDF-Lösung ist dafür ein zentraler Baustein.

Was sollte eine solche Lösung mitbringen?​

Eine leistungsfähige Business-PDF-Anwendung sollte Sicherheitsfunktionen, ISO-Compliance und eine nahtlose Integration in bestehende Office-Programme verbinden.

Sicherheit ist dabei besonders wichtig: In nahezu jedem Unternehmen werden PDFs verarbeitet - von Scans über Formulare bis hin zu Verträgen. Viele dieser Dokumente enthalten sensible Informationen und müssen zuverlässig geschützt werden. Funktionen wie Passwortschutz, Schwärzung vertraulicher Inhalte sowie Schutz vor Schadsoftware und Datendiebstahl sind daher Pflicht.

Ein weiteres zentrales Thema ist ISO-Compliance: Wie können Unternehmen Normen wie PDF/A oder PDF/X verlässlich einhalten?

Der Inhalt eines PDF-Dokuments muss auf allen Plattformen und Endgeräten exakt und konsistent dargestellt werden. Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass die Dateien standardkonform sind, um Informationsverluste und potenzielle Folgekosten zu vermeiden.

Zusätzlich ist entscheidend, dass Mitarbeitende mobil arbeiten können - auch dabei muss die Darstellungsqualität zuverlässig bleiben.

Eine gute PDF-Lösung sollte sich außerdem nahtlos mit gängigen Softwarelandschaften verbinden lassen.

Was eine gute PDF-Lösung mitbringt - im Überblick​

  • Mitarbeitende können Dokumente ortsunabhängig erstellen und bearbeiten.
  • Ein einheitlicher Standard ermöglicht schnellen und sicheren Dokumentenaustausch.
  • Der kontroll- und genehmigungspflichtige Dokumentenverkehr wird sicherer.
  • Lizenz- und Kostenstrukturen bleiben transparent und planbar.
  • Bei zentraler Server-Implementierung entfallen aufwendige Installations- und Administrationsprozesse an einzelnen Client-Arbeitsplätzen.
  • Die Lösung bleibt flexibel und kann präzise an Anforderungen und bestehende Systeme angepasst werden.

Mehr dazu: Verbessern Sie Ihren Dokumenten-Workflow