webPDF bei Infoniqa – wichtiger Baustein für e-Recruiting-Software
Infoniqa setzt im Rahmen ihrer e-Recruiting-Anwendung auf den Einsatz von webPDF, um Konvertierungen in hoher Qualität zu ermöglichen und mit einem Klick Bewerbermappen im PDF-Format zu erstellen.
Ein solches Feature innerhalb eines Bewerbermanagement-Systems anbieten zu können, ist ein großer Pluspunkt und führte zu einer sehr erfolgreichen Partnerschaft mit Infoniqa aus Thalheim bei Wels mit Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Seit inzwischen 5 Jahren arbeitet Infoniqa als Experte für eRecruiting mit SoftVision Development aus Fulda zusammen. Als Spezialist für Payroll-, Zeit- und HCM-Software unterstützt Infoniqa mit der Komplettlösung und modularen HR-Suite Infoniqa ONE in allen Bereichen der Personalarbeit von Personal- und Talentmanagement bis Bewerber- und Seminarmanagement.
e-Recruiting-Software von Infoniqa: modulare Bewerberverwaltung
Infoniqa bietet digitale Lösungen für alle Personalbereiche an und nutzt bei der Umsetzung ihrer Bewerbermanagement-Software seit dem Jahr 2015 webPDF als Systembaustein. Die Software-Lösungen und Service-Leistungen von Infoniqa überzeugen viele große namenhafte Kunden, zu denen u. a. Deichmann, Spar, XXXLutz, Würth und Fressnapf zählen. Über 2 Millionen Arbeitnehmer in Österreich, Deutschland und der Schweiz nutzen die Lösungen von Infoniqa. Einen kleinen Auszug aus der Referenz- und Kundenliste von Infoniqa, übersichtlich aufgeteilt nach Branchen und Lösungen, finden Sie hier.
Bei der Bewerberverwaltung punktet Infoniqa vor allen Dingen durch eine durchdachte Inserat-Steuerung, automatisierbare Arbeitsschritte, schnelle Freigabeprozesse sowie einen optimalen Überblick über jeden Bewerberstatus und über die nächsten nötigen To Dos. Darüber hinaus bietet Infoniqa ein breites Recruiting-Portfolio an, das sich über die Bewerberverwaltung, Stellenausschreibungen, eRecruiting (auch mobile und Social Media), Reporting und Auswertungen erstreckt. Hervorzuheben ist außerdem die Bewerber Experience. Das heißt, die Mitarbeiter können ganz komfortabel mit dem Bewerber-Self-Service-Portal arbeiten. Hier sind diverse Designoptimierungen möglich und die Bewerbungen stehen als sogenannten „One-Click-Bewerbung“ zur Verfügung. Das bringt für Personalabteilungen einen riesigen Unterschied, da es die Arbeitsschritte beschleunigt und effizienter gestaltet. Mit der „One-Click-Bewerbung“ stehen die Bewerbungen immer in einem einzigen PDF-Dokument zur Verfügung, welches mit einem Klick geöffnet oder auch gedruckt werden kann. Das bedeutet bei einer großen Anzahl an Bewerbungen mit unzähligen Anhängen in den unterschiedlichsten Formaten eine sehr große Arbeitserleichterung.
webPDF als wichtiges Puzzle-Teil bei der Infoniqa One-Click-Bewerbung
Michael Friedwagner (Bereichsleiter HCM bei Infoniqa) beschreibt den Einsatz von webPDF „in zwei Einsatzgebieten:
- einmal als Tool zur Konvertierung innerhalb des Bewerbungs-Management-Systems. Hier kommen viele Dokumente in unterschiedlichen Formaten an, die durch webPDF nun nicht mehr einzeln geöffnet werden müssen (sogenannte One-Click-Bewerbermappe). Die Dokumente werden in Echtzeit konvertiert und können noch in eine bestimmte Reihenfolge gebracht werden.
- webPDF wird auch innerhalb der Personalakte verwendet, speziell wenn es um den Ausdruck der Dokumente geht, wo es darauf ankommt, dass die Personalakte in einem einheitlichen Format vorliegt. Der Anwender selbst kann hier auch nochmal die Reihenfolge der Dokumente bestimmen.
Somit spielt webPDF für unsere Arbeit natürlich eine wichtige Rolle, da Infoniqa als Software-Hersteller mit Schwerpunkt Human Capital Management große Unternehmen unterstützt, welche mit der Software von Infoniqa arbeiten. Diese wiederum nutzt webPDF als einen integralen Bestandteil. Über diesen Weg ist webPDF quasi international im Einsatz und konvertiert täglich unzählige Dokumente von Bewerbern. Die Anwender selbst bekommen allerdings von der Software, die im Hintergrund läuft, nichts mit.
Die Zusammenarbeit mit SoftVision Development und die Einführung von webPDF hat 2014 mit den ersten Tests begonnen und ist offiziell 2015 gestartet. Somit ist die Software seit 4 Jahren bei uns im Haus erfolgreich und stabil im Einsatz. Die Lösung innerhalb des Bewerber-Managementsystems wurde hunderte Male ausgeliefert und wird somit international genutzt. Bevor mit webPDF gearbeitet wurde, haben wir mit Open Office gearbeitet. Das führte aber zu zweierlei Problemen: Es gab einerseits bestimmte Installationsvoraussetzungen und andererseits auch das Problem, dass wir Open Office nur schwer als Service monitoren konnten, d. h., wenn bei der Konvertierung ein Fehler auftrat, konnten wir das nicht abgefangen “, fasst Friedwagner die Situation vor dem Einsatz von webPDF zusammen.
„Uns überzeugten daher die Vorteile von webPDF umso mehr:
Es konnte nahtlos integriert werden und mit einer super Performance punkten. Vornehmlich ging es um die Stabilität beim Konvertieren als wichtigstes Kriterium bei der Auswahl einer unterstützenden Software. Ein weiterer Pluspunkt: Sobald ein Dokument nicht zu konvertieren ist, kann es abgefangen werden. Gleich in der Testphase konnten wir webPDF bei einem Kunden mit besonders hohem Aufkommen prüfen und die Stabilität überzeugte!
Zusammenfassend bilden die Performance und die Stabilität sowie das einfache Einspielen der Updates die größten Highlights der Software. Auch die eigentliche Einführung bereitete keinerlei Probleme, war technisch einwandfrei und mit geringem Aufwand verbunden.“
Fazit und Ausblick auf die weitere Zusammenarbeit mit SoftVision Development
„webPDF ist als Teil unserer Software bestimmt 150 Mal installiert und weltweit im Einsatz. Dabei wird es bei Millionen von Bewerbungen im Jahr bei der Konvertierung eingesetzt. Lobend muss man hinzufügen, dass Support in den vergangenen Jahren nur sehr selten benötigt wurde (webPDF an sich ist wartungsfrei) und wenn doch, dann war immer alles einwandfrei. Als Ausblick in die Zukunft kann man sagen: Wir liebäugeln mit der OCR-Funktion, wobei es da noch keine konkreten Pläne gibt. Wenn es überhaupt einen Kritikpunkt gibt, dann den, dass wir uns noch mehr (auch persönlichen) Kontakt wünschen, um die Partnerschaft noch stärker hervorzuheben und zu pflegen.“