webPDF im Einsatz mit SAP bei Würth Finance International

In größeren Unternehmen ist ein häufiges Einsatzgebiet der Software-Lösung webPDF die Verwendung in Kombination mit SAP. SAP ist eine weit verbreitete Unternehmens-Software und eignet sich ideal zur Abwicklung aller Geschäftsprozesse größerer Betriebe. Die Mitarbeiter können in SAP u.a. schnell und komfortabel Buchführung, Kundenmanagement und Personalwesen abwickeln.

Wie man in Kombination mit dem Tool webPDF diese Abläufe sogar noch zeitsparender und anwenderfreundlich gestalten kann, zeigt sich bei unserem folgenden Anwendungsbeispiel:

Einige Unternehmen setzen auf die Hilfe von webPDF, um Dateien aus SAP heraus zu konvertieren und weiterzuverarbeiten (z.B. per E-Mail verschicken oder zu archivieren) – das Ganze erfolgt automatisiert, so dass dieser Prozess für die Anwender nur noch unbemerkt im Hintergrund abläuft. Eine wesentliche Arbeitserleichterung, wie man am Beispiel von Würth Finance International B.V. schön zeigen kann.

Das Unternehmen hatte sich 2017 für eine zusätzliche automatische PDF-Lösung interessiert. Durch eine Empfehlung von XFT, einem bekannten SAP-Partnerunternehmen kam es zur Zusammenarbeit mit SoftVision Development und zum Einsatz der Software webPDF.

Über die Würth-Gruppe und Würth Finance International B.V.

Die Würth-Gruppe ist Weltmarktführer in ihrem Kerngeschäft, dem Handel mit Montage- und Befestigungsmaterial. Sie besteht aktuell aus über 400 Gesellschaften in mehr als 80 Ländern und beschäftigt über 75.000 Mitarbeiter. Davon sind über 32.000 fest angestellte Verkäufer im Außendienst.

Die Würth Finance International B.V. ist die zentrale Finanzgesellschaft der Würth-Gruppe. Mit rund 60 Mitarbeitenden am Standort ’s-Hertogenbosch in den Niederlanden sowie dem Standort Rorschach in der Schweiz werden die finanziellen Mittel der Würth-Gruppe organisiert. Zum Kerngeschäft gehören hier: Konzentration und Optimierung der weltweiten Zahlungsströme, Management der finanziellen Risiken, Konzernfinanzierung, Investor Relations sowie Zentralregulierung der Lieferantenzahlungen.

Wofür wird webPDF bei Würth Finance eingesetzt?

Die Software webPDF wird eingesetzt, um automatisiert Office-Dateien aus SAP in PDF zu konvertieren und via E-Mail zu verschicken. Stephan Tanner – Verantwortlicher für die Vertragsmanagement SAP-Lösung bei Würth Finance beschreibt die Situation vor der Einführung der Software: „Wir hatten vor dem Einsatz von webPDF die Dokumente zunächst manuell in PDF konvertiert und verschickt – bei unserem Geschäftsvolumen ein erheblicher Arbeitsaufwand. 2017 haben wir uns daher in einem weiteren Schritt für eine automatisierte und integrierte PDF Konvertierungs-Lösung interessiert“.

„Die wichtigste Anforderung für die Software-Lösung war die einwandfreie Integration und Funktionsweise in SAP. Durch eine Empfehlung der Firma XFT aus Walldorf wurden wir auf das Tool webPDF von SoftVision Development aufmerksam und es kam schnell zu einer Zusammenarbeit. Seit der Einführung der Lösung können wir eine deutliche Effizienzsteigerung ausweisen“

bringt Stephan Tanner die Arbeitserleichterung auf den Punkt. „Die Arbeit geht deutlich schneller. Gerade wenn man sich vorstellt, in Kombination mit SAP, manuell jedes Dokument zu konvertieren – und das im Massengeschäft. Hier bietet uns der automatisierte Ablauf durch webPDF große Unterstützung. Das Highlight stellt für mich die Zuverlässigkeit dar. Die Software funktioniert in Kombination mit SAP einwandfrei und bereitet bis anhin keinerlei Probleme.

Wie verlief die Einführung von webPDF bei Würth Finance?

„Bei der Einführung von webPDF waren schließlich vier Firmen involviert: SoftVision Development aus Fulda, Würth Finance, XFT aus Walldorf und der IT-Dienstleister der Unternehmung. Die Einführung verlief reibungslos, wobei zunächst Einiges koordiniert werden musste, da mehrere Firmen involviert waren. Insgesamt war die Einführung sehr positiv und eine Schulung für die Anwender nicht nötig, da die Software im Hintergrund arbeitet.“

Bedienbarkeit von webPDF

„Die Anwender selbst merken gar nicht was im Hintergrund abläuft, was nur für die Lösung spricht. Für die Bedienbarkeit spricht auch, dass kaum Support benötigt wird. Der Kontakt zu SoftVision Development war außerordentlich gut – immer sehr hilfsbereit und bemüht, das muss lobend erwähnt werden!“