Jun 19 2019 19. Juni 2019 11. April 2022 von Nele Zymek

webPDF rundet PDF Converter von projekt0708 ab

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Anwenderbericht: PDF Converter von projekt 0708

Die projekt0708 GmbH mit Hauptsitz in München hat sich bereits seit mehreren Jahren als SAP Gold Partner einen Namen gemacht und entwickelt als IT-Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen innovative Lösungen mit Fokus auf die SAP-Cloudlösungen für HR (SAP SuccessFactors). Weitere Leistungen von projekt0708 sind beispielsweise HR-Konzept- und Prozessberatung sowie kundenspezifische Zusatzentwicklungen. Die Kundeliste von projekt0708 kann sich entsprechend sehen lassen.

PDF Converter für SAP ERP HCM ermöglicht klassische Bewerbermappe fürs SAP E-Recruiting

Im Portfolio für HR-Lösungen von projekt0708 kann man auch Software-Erweiterungen und AddOns für SAP finden. Dazu zählt auch der PDF Converter von projekt0708. Dieser ermöglicht eine Zusammenführung aller im Bewerbermanagement System hochgeladenen Dokumente wie etwa Bewerbungsfoto, Lebenslauf und Zertifikate in ein einziges PDF. Das hat den Vorteil, dass nicht mehr alle Dokumente einzeln angeklickt werden müssen, um sie zu öffnen, zu drucken oder weiterzuverarbeiten. Mit dem PDF Converter wird eine klassische Bewerbermappe im PDF-Format erstellt, welche alle Dokumente enthält und mit Deckblatt sowie Inhaltsverzeichnis versehen ist. Dabei bietet die Anwendung noch weitere, umfangreiche Funktionen wie:

  • Bei Änderungen wird das PDF automatisch aktualisiert
  • Die Dateianlagen eingehender Bewerbungen sind üblicherweise in unterschiedlichen Formaten verfasst, die in der Regel problemlos in den PDF Standard konvertiert werden können, ohne dass die jeweiligen Originalanwendungen benötigen werden
  • Durch die Nutzung von PDF bzw. PDF/A kann auch eine Archivierung der digitalen Personalakten ideal umgesetzt werden

Was macht webPDF im PDF Converter von projekt0708?

Der PDF Converter von projekt0708 fungiert als AddOn für das SAP E-Recruiting und rundet so das Bewerbermanagement ideal ab. Um alle innovativen Features mit dem PDF Converter beim SAP E-Recruiting umzusetzen, kommt die Software-Lösung webPDF von SoftVision Development zum Einsatz. Christian Korte (Geschäftsführer und CIO bei projekt0708) beschreibt das Einsatzgebiet von webPDF:

„webPDF wird dazu genutzt, die Konvertierung von Anlagen im SAP E-Recruiting umzusetzen. Mit unserem AddOn bieten wir ein Tool an, das sämtliche Anlagen eines Bewerbers in einem PDF Dokument speichert. Die Konvertierung in das PDF Format sowie die Zusammenführung der Einzeldokumente läuft dabei über die Web Service Schnittstelle der integrierten Anwendung webPDF. Unser AddOn gibt dem Personalsachbearbeiter eine klassische Bewerbermappe an die Hand, deren einheitliche Strukturierung zur Übersichtlichkeit und damit zum effizienten Arbeiten beiträgt. Je nach Konfiguration können die generierten Dossiers um ein Titel/Foto und ein Inhaltsverzeichnis ergänzt werden. Die Verwendung der Bewerbermappe im Rahmen des Bewerbungsprozesses erleichtert die tägliche Arbeit, da der Bearbeiter nicht jedes Dokument und jede Anlage einzeln herunterladen und anklicken muss. Zusätzlich fallen auch das Ausdrucken und Weiterleiten sehr viel leichter.“

Durch die Verwendung der integrierten Software-Lösung webPDF profitieren die projekt0708 Kunden, da so eine Lösung geschaffen wird, die allein mit der SAP E-Recruiting Software nicht möglich gewesen wäre. Christian Korte bringt die Ausgangslage vor der Einführung von webPDF auf den Punkt:

„Vor dem Einsatz unseres PDF Converters mussten sich die Anwender mit den Bordmitteln von SAP E-Recruiting auseinandersetzen und jedes hochgeladene Dokument bei der Durchsicht einer Bewerbung jeweils einzeln angeklicken. Um den Prozess zu vereinfachen und zu beschleunigen wünschten sich viele unserer Kunden ein Tool, welches sie bei ihrer Arbeit unterstützt und wiederkehrende Routinetätigkeiten reduziert. Durch unseren hervorragenden Marktzugang als SAP Partner und Implementierer von E-Recruiting Einführungen haben wir direkten Kontakt zu vielen SAP Kunden und bekommen aus erster Hand mit, wenn Bedarf für unsere Standard-Lösung besteht. Dank webPDF sind wir in der Lage, den Personalern einen wirklichen Mehrwert zu bieten.“

Seit 2012: SoftVision Development & projekt0708

projekt0708 nutzt bereits seit 2012 Lösungen von SoftVision Development aus Fulda. Die Suche nach einem passenden Anbieter lief klassisch per Internetrecherche ab. Da webPDF als Marktführer in der Branche für die Konvertierung in PDF gilt, ergab sich ziemlich schnell eine Zusammenarbeit mit projekt0708. „Aufgrund unseres hohes Qualitätsanspruchs gab es keinen Weg an webPDF vorbei!“ so Korte:

„Die Tools anderer Anbieter stellen hohe Anforderungen an die Systemumgebung und die eingesetzte Hardware. Viele Tools arbeiten z.B. mit Microsoft Office, das im Hintergrund laufen muss und verwenden Microsoft Windows, das als Betriebssystem auf einem dedizierten Server installiert sein muss. Häufig kommt es dabei zu Lizenz-Problemen, die dem Kunden auf den ersten Blick gar nicht auffallen. Manche Anbieter arbeiten im Rahmen der Konvertierung auch mit Produkten aus der OpenOffice Reihe. Unseren Erfahrungen nach entspricht bei diesem Ansatz die realisierte Qualität häufig nicht derjenigen des Originaldokuments, was in der Form für unsere Kunden nicht akzeptabel ist. webPDF ist relativ unabhängig von der Systemumgebung unserer Kunden und bietet sehr gute und immer zuverlässige Qualität. SoftVision aktualisiert ihre Anwendung laufend und reagiert sehr schnell auf neue oder angepasste Dateiformate. Diese neuen Funktionen stellen wir unseren Kunden auf Wunsch regelmäßig im Rahmen unseres Wartungsvertrags zum PDF Converter zu Verfügung, sodass diese unmittelbar bereitstehen und genutzt werden können. “

Fazit Support und weitere Zusammenarbeit

Das Fazit durch C. Korte fällt äußerst positiv aus: „Wir benötigen nur gelegentlich den Support von SoftVision, insbesondere dann, wenn eine Konvertierung fehlschlägt und dies nicht auf ein defektes oder passwortgeschütztes Dokument zurückgeführt werden kann. Zur Analyse der Ursache nehmen wir direkten Kontakt zu SoftVision auf und arbeiten gemeinsam an der Behebung des Problemursache. Dieser Austausch ist auch für SoftVision wichtig, da der Hersteller zu diesem Zeitpunkt Feedback von uns erhält und seine Anwendung weiter perfektionieren kann. Aktuell arbeiten wir an einer neuen Lösung, um den PDF Converter auch in der SAP Cloud Platform  – einer PaaS Lösung aus dem Hause SAP – bereitstellen zu können. Auch hier wird webPDF wieder zum Einsatz kommen.“

Erweiterungen von projekt0708 für die SAP Cloud Platform

Für die HR-Lösung von SAP aus der Cloud gibt es zusätzlich zum Standard auch die Möglichkeit, Erweiterungen (Extensions) zu implementieren. Diese werden immer dann benötigt, wenn die Konfigurationsmöglichkeiten nicht ausreichend sind, um individuelle Anpassungen für das Unternehmen vorzunehmen. Hier kann man auf Basis der SAP Cloud Platform passende Anwendungen entwickeln. Mit projekt0708 und auf Basis der SAP Cloud Platform können Sie in SAP SuccessFactors beispielsweise umsetzen, dass die Recruiter eine übergreifende, interaktive Ansicht erhalten über alle Bewerber (auf Wunsch nach Eingangs-Datum sortiert) und können entsprechende Bearbeitungen vornehmen. Hinzu kommt, dass es innerhalb dieser Cloud-Lösung möglich ist, den Status der Bewerbung anzupassen.

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