Wie webPDF Personalprozesse vereinfacht

Digitale Personalakte

Die Arbeit im Personalbereich wird immer herausfordernder. Fachkräftemangel und aufwendige Prozesse kosten Zeit, die für strategische Personalarbeit fehlt. Doch wie schaffen es Organisationen, ihre Personalprozesse zu vereinfachen, um mehr Zeit für Strategie- und Beziehungsarbeit zu gewinnen?

Die (Teil-)Lösung: eine digitale Personalakte.

Wozu eine digitale Personalakte?​

Hauptzweck der digitalen Personalakte ist es, den Workflow im Personalbereich eines Unternehmens möglichst effizient zu gestalten. Als Teil des Dokumentenmanagements werden in der elektronischen Akte alle HR-relevanten Dateien gespeichert, zum Beispiel Bewerbungsunterlagen, Notizen aus Personalgesprächen, Arbeitsverträge und Zeugnisse.

Alles ist zentral gespeichert und verwaltet, mit einem Klick abrufbar und bei Bedarf mit anderen Unternehmensbereichen verknüpft. Ein weiterer Vorteil: Der Platz für große Aktenschränke beziehungsweise Papierakten kann anderweitig genutzt werden.

SAP und die digitale Personalakte​

Neben branchenspezifischen Softwarelösungen gibt es bekannte Anbieter, die sich auf SAP-Geschäftsprozesse spezialisiert haben, da SAP in vielen mittleren und größeren Unternehmen als Standard gilt. Einer dieser Dienstleister ist unser Partner XFT aus Walldorf, mit dem wir seit mehr als 10 Jahren erfolgreich zusammenarbeiten.

XFT ist SAP Silver Partner und entwickelt Software-Produkte, die sich nahtlos in bestehende SAP-Systeme integrieren lassen. Mit maßgeschneiderten Lösungen deckt XFT auch Spezialanforderungen ab. Im Personalwesen bietet XFT eine ganze Reihe an Produkten und Erweiterungen mit einem gemeinsamen Ziel: Prozesse vereinfachen, damit mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben bleibt.

Mit den XFT-Produkten fürs Personalwesen ist es beispielsweise möglich,

  • Personalprozesse zu steuern und zu beschleunigen
  • Dokumente zentral zu erstellen, zu verwalten und digital zu unterzeichnen
  • unterwegs auf Dateien zuzugreifen
  • rechtliche Vorgaben einzuhalten (DSGVO-konform)

Alle XFT-Produkte lassen sich nahtlos in ein bestehendes SAP-System integrieren, ohne das Basissystem zu verändern.

Was man noch über XFT wissen sollte​

"Man könnte sagen, SAP steckt in unseren Genen", heißt es auf der Website von XFT. Dass der Dienstleister aus Walldorf eng mit SAP verbunden ist, zeigt sich schnell. Ehemalige SAP-Mitarbeitende haben das Software- und Beratungsunternehmen gegründet und ihr tiefes SAP-Wissen von Anfang an eingebracht. Das ist ein passendes Modell für Unternehmen, die bereits mit SAP-Geschäftslösungen arbeiten und zusätzliche Software für spezielle Anforderungen integrieren möchten.

XFT bietet für unterschiedliche Unternehmensbereiche, etwa Personalwesen, Einkauf oder Vertrieb, Produkte an, mit denen Organisationen Zeit und Kosten sparen können. XFT entwickelt nicht nur eigene Lösungen, sondern arbeitet auch mit Drittanbietern zusammen, um bestmögliche Ergebnisse für die Kundschaft zu erreichen.

So kam vor mehr als 10 Jahren auch webPDF aus Fulda mit ins Spiel. Mit der Konvertierungslösung webPDF kann XFT die Prozesse seiner SAP-Kunden noch komfortabler gestalten. webPDF steckt zum Beispiel im XFT Document Composer, mit dessen Hilfe neue Dokumente direkt aus der SAP-Anwendung erstellt und Dateien automatisch in ein einheitliches PDF-Format überführt werden.

Kontaktdaten XFT GmbH

webPDF als smarte Konvertierungslösung​

In Personalprozessen werden typischerweise viele Dokumente angelegt, verwaltet oder archiviert. Das können einfache Notizen aus Personalgesprächen sein oder ganze Bewerbungsakten, die in ein einheitliches Format gebracht werden müssen.

Dass eine digitale Personalakte genau solche Prozesse beschleunigt, haben wir bereits erläutert. Der entscheidende Vorteil: Unser Partner XFT bietet mit seiner SAP-Lösung für den Personalbereich eine Schnittstelle, über die sich webPDF als Konvertierungslösung einfach anbinden lässt.

Alle Dokumente lassen sich per Drag-and-drop in die Akte einfügen und innerhalb der Akte verschieben. Außerdem werden die Dokumente automatisch in ein einheitliches PDF-Format konvertiert, sodass Medienbrüche reduziert werden.

Mit webPDF lassen sich hunderte Dateiformate konvertieren. Auch das Aufteilen oder Verbinden von Dokumenten ist einfach möglich. Zusätzlich können Nutzerinnen und Nutzer Dokumente drehen oder löschen und eine Dokumentenvorschau anzeigen lassen. Das sorgt für bessere Übersicht, gerade wenn viele Dokumente bearbeitet werden müssen.

Personaldokumente langfristig und sicher archivieren​

Wichtig im Personalbereich ist auch die langfristige und sichere Archivierung sensibler Dokumente und Dateien. Dabei müssen Personalverantwortliche insbesondere die gesetzlichen Regelungen der Langzeitarchivierung beachten.

webPDF ist auf genau diesen Anwendungsfall spezialisiert. Dokumente lassen sich einfach und sicher ins PDF/A-Format überführen - ein Quasi-Standard für die langfristige Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente.

Zusätzliche Benefits der webPDF-Integration

  • integriert sich schnell und einfach in vorhandene Workflows
  • lässt sich an bestehende Infrastrukturen anbinden
  • unterstützt über die Webservice-API alle Programmiersprachen
  • ist dynamisch nach Bedarf skalierbar
  • datenschutzkonform
  • enthält eine leicht verständliche Dokumentation
  • professioneller Support

Fazit: Digitale Personalakte mit webPDF-Integration vereinfacht Personalprozesse​

Schlanke Prozesse in Unternehmen sind wertvoll, weil sie Arbeit vereinfachen, Ressourcen sparen und vor allem Zeit schaffen. So ist es auch bei der digitalen Personalakte: Gegenüber der analogen Handhabung bietet sie erheblichen Mehrwert, entlastet Mitarbeitende und spart Kosten.

Besonders für mittlere und größere Unternehmen ist es sinnvoll, eine digitale Personalakte einzuführen - überall dort, wo im Personalbereich viele Dokumente in unterschiedlichen Formaten verwaltet werden müssen. webPDF, zum Beispiel integriert in der XFT-Lösung für SAP-Geschäftsprozesse, leistet hier einen wichtigen Beitrag für mehr Übersicht, einheitliche Formate und sichere Archivierung.

SAP Partner XFT aus Walldorf setzt auf Konvertierungslösung webPDF

Alles im Blick: Die webPDF-Preview-Funktion für Digitale Personalakten

Im Auftrag der Zukunft - Digitale Personalakte bei REMONDIS Maintenance & Services