ZUGFeRD: Steuerunterlagen aufbewahren

ZUGFeRD als Datenmodell für den elektronischen Rechnungsaustausch findet Anwendung: Steuerrelevante Dokumente in das Portable Document Format (PDF) zu konvertieren und in dieser Form zu archivieren, ist vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) nun explizit befürwortet worden.

Mit den neuen Bestimmungen werden die seit 1995 geltenden Grundsätze abgelöst und den Bedingungen der heutigen Arbeitswelt angepasst. Mit Veröffentlichung der neuen GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) hat das Bundesministerium für Finanzen nun die Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen in Form von PDF-Dokumenten genehmigt. Das widerum führte zur Entwicklung vom Rechnungsformat und Datenmodell ZUGFeRD um das es hier gehen soll. ZUGFeRD steht dabei für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.

Seit dem 1. Januar ist die 38-seitige Verwaltungsvorschrift gültig. Sie löst die zuvor geltenden Bestimmungen GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ab und führt die Inhalte beider Grundsätze zusammen. Zudem ergänzt sie die seit rund 20 Jahren geltenden Bestimmungen um wichtige Angaben zu den nutzenden Aufbewahrungsformaten.

Neue Vorgaben zur elektronischen Erfassung und Archivierung

Gerade mit Blick auf das moderne Dokumentenmanagement, bringen die neuen Regelungen einige Vorteile mit sich. Die in Abschnitt 9 aufgeführten Vorgaben zur maschinellen Auswertbarkeit und elektronischen Aufbewahrung erlauben ausdrücklich den Standard ZUGFeRD. Das einheitliche Format für elektronische Rechnungen integriert standardisierte Rechnungsdaten im XML-Format in einen PDF-Beleg.

Doch auch unabhängig von ZUGFeRD ist die Umwandlung von steuerrelevanten Dokumenten in das portable Format zulässig, beispielsweise bei der Archivierung elektronischer Handels- und Geschäftsbrief sowie selbsterstellter Dokumente. Einzige Voraussetzung: Die maschinelle Auswertbarkeit muss weiterhin gewährleistet sein. Zudem sollten keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.

PDF Association begrüßt die Entwicklung

Dass die neuen Grundsätze die Entwicklungen hin zum digitalen Arbeitsplatz berücksichtigen, freut nicht nur Unternehmen jeder Größe. Auch Thomas Zellmann, (ehem.) Geschäftsführer der PDF Association, lobt diesen Schritt.