Optische Eingabegeräte wie Scanner und Digitalkameras erzeugen überwiegend Rastergrafiken. Die so erzeugten Grafiken können durchaus Texte enthalten, die aber nicht mehr durch den Computer verarbeitet werden können. Eine Editierung der Texte oder eine Suche innerhalb dieser ist in grafischen Formaten wie .png oder .jpg nicht möglich.

Im Betriebsablauf können vielfältige Daten anfallen, die zwar zusammengehören, jedoch in separaten Dateien vorliegen. Dies können beispielsweise Bewerbungsunterlagen sein, wie das Anschreiben, der Lebenslauf und ein Bewerbungsbild. Bei großen Unternehmen gehen somit sehr viele Daten ein, die strukturiert aufbewahrt werden müssen, um diese effizient wiederfinden zu können. Mit webPDF kann der Verwaltungsaufwand entscheidend reduziert werden. Zunächst werden alle Daten in das PDF-Format konvertiert und anschließend zusammengehörige Dateien verbunden. Dieses Vorgehen kann praktischerweise automatisiert in den Betriebsablauf integriert werden.

Der Alltag großer Unternehmen ist durch eine große Vielzahl an Dateiformaten geprägt, die gehandhabt und weiterverarbeitet werden müssen. Für die Arbeit mit einigen Formaten müssen zusätzliche Programme installiert und gewartet werden. Die Folgen sind ein Mehraufwand, der verhindert werden kann. Eine Möglichkeit zur Reduzierung des Aufwandes ist die Reduzierung der Anzahl der Dateiformate auf das standardisierte PDF-Format. Dies kann beispielsweise mit der webPDF-Lösung geschehen.