ZUGFeRD Standard: E-Rechnungen auf dem Vormarsch
Das „papierlose Büro“ – Vielleicht schon bald keine Zukunftsmusik mehr? Spätestens seit sich der Gebrauch des Smartphones durchgesetzt hat, setzen viele Menschen im Privatbereich immer weniger Papier (Kalender, Notizbücher etc.) ein. Die meisten Unternehmen arbeiten noch mit Papierdokumenten, doch stellen nach und nach auf digitale Medien um. Gerade beim Thema Rechnungen war es bisher aufgrund von Sicherheitsaspekten üblich, sich weiterhin bei der Übermittlung und Archivierung von Daten auf Papier zu verlassen.
Inzwischen wächst eine neue Generation heran, die neben der Kommunikation auch Online-Shopping und Online-Banking betreibt und gar keine analogen Kalender o.ä. besitzt. Auch Unternehmen erkennen heute die Vorteile des papierlosen Büros und setzen auch bei der Übermittlung und Archivierung von Rechnungen auf EDV-gestützte Verfahren. Denn heute ist es problemlos möglich, alle Dokumente elektronisch zu speichern, sie elektronisch zu versenden und sie zu archivieren. Gerade in den Bereichen wo sich derzeit rechtsgültige, elektronische Signaturen statt einer Unterschrift etablieren, hat sich in den letzten Jahren viel getan. Häufig wird auch dazu übergegangen, alte Papierdokumente einzuscannen, um sie digital archivieren zu können.
Für die Umstellung auf rein elektronische Signaturen und E-Rechnungen waren bisher einige Voraussetzungen nötig, die den Prozess der Umstellung gebremst haben. Dazu gehörte die Anschaffung neuer Geräte und Software sowie fehlendes Wissen bei den Anwendern. Diese Problematik gehört nun so langsam der Vergangenheit an.
ZUGFeRD setzt sich als Standardformat durch
Um die Vorteile (kein lästiges Ausdrucken, Platzersparnis, globale Verfügbarkeit, Kostenersparnis usw.) digitaler Prozesse nutzen zu können, kann man nun beispielsweise beim elektronischen Rechnungsversand auf das sogenannte „ZUGFeRD“ setzen. Es handelt sich hierbei um ein einheitliches Datenformat für Rechnungen, das speziell für den elektronischen Rechnungsausstauch entwickelt wurde. Der Begriff ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland“. Die Entwicklung dieses einheitlichen Standardformats soll u.a. auch die Arbeitsabläufe im Alltag von Steuerberatern verbessern.
ZUGFeRD als Format für E-Rechnungen ist eine Kombination aus einem PDF-Dokument (Format PDF/A-3) mit einer Rechnungsdatei im XML-Format. Das macht ein standardisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag und Rechnungsnummer möglich und vereinfacht alle weiteren, notwendigen Prozesse. Das Format PDF/A ist das ISO-zertifizierte Format zur Langzeitarchivierung, da es sicherstellt, dass die Rechnungen auf Dauer visualisierbar und nicht mehr veränderbar sind. Der Rechnungsempfänger kann zusätzlich auswählen, ob eine PDF-Datei oder ein XML-Datensatz bei der Weiterverarbeitung genutzt werden soll.
E-Rechnungen das Modell der Zukunft
Generell werden elektronische Rechnungen immer häufiger verwendet und erhalten inzwischen großen Zuspruch. Laut einer Studie des Forschungsinstituts ibi research der Uni Regensburg gaben bis zu 40 % der Befragten an, ihre Rechnungsabläufe heute gerne digital zu erledigen. Diese Entwicklung wird durch das ZUGFeRD Datenmodell unterstützt und macht es vor allem Unternehmen, Behörden und Verbrauchern möglich, Rechnungen auf digitalem Wege sicher und problemlos auszutauschen.
Papierrechnungen nachträglich digitalisieren
Bereits vorhandene Rechnungen kann man auch nachträglich digitalisieren. In einem ersten Schritt müssen dafür die bereits vorhandenen Papierrechnungen eingescannt werden. Dann können durch einen OCR-Prozess die Daten maschinell verarbeitet werden. Sobald man eine Rechnung in digitaler Form vorliegen hat, bietet sich die Konvertierung nach PDF/A-3 mit ZUGFeRD-XML an. Schlussendlich stehen am Ende alle Rechnungen, unabhängig von ihrem Eingangsformat zur Weiterverarbeitung mit ZUGFeRD zur Verfügung. Über eine zentrale Schnittstelle können die XML-Dateien dann beispielsweise zum Verbuchen an das SAP-System weitergegeben und abschließend archiviert werden.
ZUGFeRD und webPDF – Bequeme Weiterverarbeitung
Die PDF-Komplettlösung webPDF ermöglicht es, dass man gescannte Papierrechnungen jeglichen Formats mit den OCR-Funktionen nach PDF konvertieren kann. Mit dem zusätzlichen PDF/A-Konverter und der Möglichkeit der Integration der ZUGFeRD-XML Daten während der PDF/A-Konvertierung, entstehen so elektronische Rechnungen. Die Dokumente stehen dann für eine ZUGFeRD-kompatible Weiterverarbeitung bereit.